Hệ thống thông tin học sinh (SIS): Giải pháp quản lý lỗi thời

Hệ thống thông tin học sinh (SIS) được sử dụng bởi các trường học trong nhiều năm. Đây là giải giúp giúp theo dõi việc đăng ký lớp học và điểm danh, xếp loại và lưu điểm. Tuy nhiên, hệ thống này đã trở nên lỗi thời trong kỷ nguyên kỹ thuật số! Cùng tìm hiểu lý do và giải pháp thay thế ngay dưới đây nhé:

Hệ thống Thông tin Học sinh tốn nhiều thời gian và không hiệu quả

Hệ thống Thông tin Học sinh (là gì?

SIS còn được gọi là Hệ thống Quản lý Học sinh (SMS), hoặc Hệ thống Quản lý Thông tin Học sinh (SIMS), hoặc Hệ thống Hồ sơ Học sinh (SRS). SIS là công cụ giúp tổ chức giáo dục lưu trữ và xử lý tất cả dữ liệu về học sinh của họ. Các dữ liệu này bao gồm điểm thi, ghi danh và các thông tin ngoại khóa. Một số mô-đun khác cũng có thể được thêm vào, ví dụ như Thanh toán học phí.

Quá trình triển khai SIS mất quá nhiều thời gian

Nhiều trường học đã áp dụng hệ thống này vào cơ sở hạ tầng công nghệ của họ. Thông thường, SIS đóng vai trò là cơ sở dữ liệu trung tâm cho tất cả các hoạt động của học sinh. Nhưng chức năng cơ bản này là chưa đủ. Hầu hết các tổ chức giáo dục cần tính năng tùy chỉnh, tức là các mô-đun nâng cao hơn trong SIS. Điều này dẫn đến việc triển khai lâu hơn. Theo 1 nghiên cứu của Listedtech năm 2018, thời gian trung bình để triển khai SIS là 30 tháng.

Để thích ứng với những thay đổi mới, SIS cũng cần được cập nhật hàng năm. Ví dụ: 86% trường đại học Hoa Kỳ phải nâng cấp SIS vì nhiều nhu cầu phát sinh (theo ECAR). Nhìn chung, cả quá trình từ cài đặt, triển khai đến cập nhật tốn khá nhiều thời gian.

Hệ thống Thông tin không phải là một giải pháp toàn diện

Hệ thống này chủ yếu làm việc với thông tin học sinh, chứ không đóng góp đáng kể vào quá trình quản lý trường học. Đúng là học sinh là trọng tâm của giáo dục, nhưng việc cải thiện hiệu quả trong quản lý nhà trường cũng là nhu cầu rất lớn. Trong khi đó, trên thực tế, hầu như không có SIS nào tích hợp quản lý xe buýt hoặc cung cấp kênh liên lạc hiệu quả giữa nhà trường, giáo viên, phụ huynh. Giáo viên và phụ huynh thường có rất ít vai trò trong SIS, nên cũng không thể theo dõi hoặc tác động lên học sinh. Nhìn chung, SIS không thật sự hiệu quả.

Bên cạnh đó, phần lớn SIS chỉ có bản web. Các trang web có thể được tải dễ dàng trên máy tính, nhưng với thiết bị di động thì không. Các trường hợp như web lỗi hoặc đứng cũng xảy ra thường xuyên, đặc biệt trong giờ cao điểm như đăng ký học phần. Ngày càng nhiều người sử dụng di động để học hoặc làm việc, nhưng đa phần SIS hiện tại lại không đáp ứng được điều đó.

Số hóa hệ thống quản lý: Giải pháp thay thế toàn diện và tối ưu

Số hóa trong quản lý trường học là gì?

Thuật ngữ này có nghĩa là các chuyển đổi kỹ thuật số trong cách thức nhà trường quản lý lưu trữ, theo dõi và phân tích dữ liệu của các lớp học và các hoạt động của trường.

Tại sao phải số hóa trong quản lý trường học?

Số hóa trường học là một giải pháp toàn diện và hiệu quả để quản lý trường học. Nó sẽ mang lại lợi ích cho tất cả các bên liên quan bao gồm quản lý, giáo viên, người học và phụ huynh:

• Các em học sinh được khuyến khích học tập tích cực và nỗ lực hơn
• Phụ huynh có thể theo dõi kết quả học tập của con ở trường.
• Số hóa trong quản lý trường học giúp giáo viên trong nhiều hoạt động quan trọng. Thầy cô có thể dễ dàng kiểm tra lịch hoặc đăng ký họp. Họ cũng hoặc trò chuyện 1-1 với phụ huynh ngay trong ứng dụng.
• Ban quản lý có thể quản lý tất cả các hoạt động của trường. Tất cả chương trình giảng dạy, điểm danh, ghi danh, ngân sách, xe bus,… đều được quản lý chỉ trong một ứng dụng!

Không giống như SIS, số hóa trong quản lý trường học không yêu cầu cập nhật nhiều. Bởi lẽ hầu hết các mô-đun đều được tích hợp trong hệ thống ngay từ đầu. Điều này sẽ giúp các trường tiết kiệm cả thời gian và chi phí.

Hơn thế nữa, giải pháp quản lý trường học thường được sử dụng trên cả web và app. Điều này mang lại nhiều tiện lợi hơn so với SIS vốn đã lỗi thời. Ví dụ: nếu có bất kỳ thông báo khẩn cấp nào, giáo viên và phụ huynh có thể nhận được trên ứng dụng ngay tức thời và hoàn toàn miễn phí!

Làm thế nào để số hóa trường học?

Trước tiên, bạn nên xem lại tất cả quy trình quản lý tại trường và tìm ra những điểm cần cải thiện. Ban quản lý cũng có thể khảo sát nhu cầu và mong muốn của phụ huynh và giáo viên. Điều này sẽ giúp bạn biết chính xác mô-đun nào phải được tích hợp vào hệ thống.

Bước tiếp theo là lựa chọn một nhà cung cấp giải pháp phù hợp. Điều này phụ thuộc vào nhiều yếu tố, nhưng một đối tác đáng tin cậy và có thể cung cấp giải pháp cá nhân hoá chắc chắn nên được xem xét.

AIS là một trường quốc tế tại TP.HCM với hơn 1.300 học sinh đến từ 40 quốc gia. Họ đã tìm kiếm giải pháp để chuyển đổi số hầu hết các quy trình của trường. Nhu cầu đáng chú ý nhất ở đây là quản lý xe bus. Sau khi thảo luận với nhau, đội ngũ Helen đã thiết kế 1 giải pháp cá nhân hoá giúp AIS tích hợp các quản lý và điểm danh xe bus  vào hệ thống hiện tại. Nhờ đó, trường AIS tiết kiệm được thời gian và chi phí lao động rất lớn.

Đội ngũ Helen có nền tảng vững chắc về công nghệ và giáo dục cũng như kinh nghiệm trong các dự án số hóa trường học. Chúng tôi tự tin giúp bạn thực hiện chuyển đổi quy trình 1 cách tối ưu nhất!

Hệ thống Thông tin Học sinh hiện đã lỗi thời. Vì vậy đừng ngần ngại áp dụng giải pháp thay thế toàn diện và tối ưu hơn.

Tìm hiểu thêm về chúng tôi tại: https://helen.edu.vn/about/