4 Ứng dụng của Hệ thống Quản lý Mua hàng Trường học Helen

Quản lý mua hàng đóng một vai trò quan trọng trong hoạt động của các tổ chức giáo dục. Tuy nhiên, cách quản lý mua hàng truyền thống đòi hỏi nhiều công việc giấy tờ và kém hiệu quả. Hiện các trường cần thiết phải số hóa quá trình này (Đọc thêm).

Hiểu được điều này, đội ngũ Helen đã phát triển Tính năng Quản lý Mua hàng (Helen PMS). Hệ thống có thể giúp nhà trường lập kế hoạch & quản lý ngân sách. Họ cũng có thể quản lý đơn đặt hàng, hợp đồng và báo cáo.

Lập kế hoạch & Quản lý Ngân sách

Khi nói đến ngân sách, lập kế hoạch là khá quan trọng. Tuy nhiên, đây từng là một nhiệm vụ khó khăn đối với hầu hết các nhà quản lý trường học. Lí do là bởi họ phải cân nhắc rất nhiều khoản chi. Nhà trường cũng cần phân bổ và kiểm soát chi tiêu của nhiều bộ phận, khối lớp.

Hiểu được khó khăn đó, Helen đã kết hợp tính năng Lập kế hoạch & Quản lý Ngân sách vào PMS. Điều này cho phép ban giám hiệu trường học:

Đặt ngân sách cho từng bộ phận, cấp lớp hoặc loại chi phí

Các nhà quản lý trường học có thể lập kế hoạch cho tổng số chi tiêu của họ. Sau đó, phân bổ chúng vào từng bộ phận, cấp lớp hoặc loại chi phí. Điều này làm cho việc lập kế hoạch của họ trở nên chi tiết hơn. Do đó, nguy cơ bội chi hoặc thiếu chi sẽ thấp hơn nhiều.

Đặt phương thức thanh toán

Thanh toán là một phần không thể thiếu của tất cả các quy trình mua hàng và sẽ có lợi cho các trường học khi hoạch định cách họ sẽ thanh toán cho nhà cung cấp của mình. Cụ thể hơn, việc thiết lập các phương thức thanh toán sẽ giúp quản trị viên trường học và nhân viên giao dịch với nhà cung cấp một cách nhất quán.

Theo dõi chi tiết chi tiêu

Ban giám hiệu có thể giám sát số tiền họ đã trả cho các hạng mục khác nhau trong một khung thời gian cụ thể. Điều này là để đảm bảo rằng họ đang chi tiêu đúng hướng.

Ví dụ, các nhà quản lý trường học có thể theo dõi CAPEX của mỗi tháng trong năm học 2020-2021. Điều này giúp họ kiểm tra xem mình đang bội chi hay thiếu chi thường xuyên và kịp thời.

Phân quyền

Quản lý ngân sách đòi hỏi sự tham gia của các nhân sự khác nhau trong một trường học. Kế toán, Nhân viên mua hàng và Quản lý đều cần truy cập vào hệ thống.

Với Hệ thống quản lý mua hàng Helen, các quyền khác nhau có thể được phân cho nhân viên bao gồm:

• Nhân viên yêu cầu: nhân viên gửi yêu cầu mua hàng cho quản trị viên
• Người đánh giá: quản lý đường dây xem xét yêu cầu
• Người phê duyệt: quản lý trường học phê duyệt yêu cầu
• Kế toán: chịu trách nhiệm về các công việc kế toán

Việc phân công vai trò có thể góp phần vào hoạt động hiệu quả hơn. Mọi người có thể cộng tác với nhau và người quản lý có thể kiểm soát tất cả các thay đổi.

Quản lý đơn đặt hàng

Đơn đặt hàng (PO) là một phần quan trọng khác của quy trình mua hàng. Và thông thường, có rất nhiều thủ tục giấy tờ trong quản lý PO. Từ đó dẫn đến rủi ro mất mát hoặc sai sót tài liệu, thông tin.

Ngược lại, Hệ thống Quản lý Mua hàng Helen giúp hợp lý hóa quy trình bằng cách cho phép người dùng:

Tạo PO với đầy đủ thông tin

Nhân viên Mua hàng của Trường có thể tạo nhiều PO khác nhau với tất cả các thông tin cần thiết như nhà cung cấp, mặt hàng, chi phí, hợp đồng, tệp đính kèm, phương thức thanh toán, v.v. chỉ trong một cổng thông tin.

Họ có thể tải lên và lưu giữ tất cả dữ liệu trong bộ nhớ dựa trên đám mây. Bằng cách đó, nhân viên có thể tiết kiệm thời gian và cải thiện hiệu quả làm việc của họ. Bên cạnh đó, dữ liệu cũng sẽ được đảm bảo chính xác và cập nhật.

Phân quyền quản lý PO cho nhân sự 

Có nhiều người tham gia vào một PO. Với Helen Solution, mỗi đơn đặt hàng có thể được giao cho các nhân viên khác nhau với các vai trò khác nhau như người yêu cầu, người xem xét và người phê duyệt.

Kết quả là, mức độ trách nhiệm của tất cả các nhân viên có liên quan có thể được tăng lên, dẫn đến việc quản lý hiệu quả hơn.

Theo dõi trạng thái PO

Trong Hệ thống quản lý mua hàng của Helen, PO có thể được gắn nhãn là Bản nháp, Đang chờ, Phê duyệt, Đang chờ thanh toán, Đã trả tiền hoặc Đã lưu trữ. Điều này sẽ giúp ban giám hiệu nhà trường theo dõi tình trạng của từng PO. Nhờ đó, họ có thể có biện pháp xử lý kịp thời nếu có bất kỳ vấn đề phát sinh nào.

Quản lí hợp đồng

Hợp đồng là tài liệu yêu cầu quản lý cẩn thận vì bất kỳ vấn đề nào liên quan đến hợp đồng đều có thể gây tổn hại đến danh tiếng và tài chính của trường.

Hiểu được nhu cầu trong việc quản lý hợp đồng một cách cẩn thận và hiệu quả, nhóm Helen đã kết hợp tính năng này vào PMS. Nhờ Hệ thống Helen, các trường học sẽ có thể:

• Ghi lại và theo dõi thông tin dễ dàng hơn nhiều. Thay vì phải tìm kiếm một mẩu giấy trong tủ tài liệu lớn, người dùng giờ đây có thể tìm kiếm thông tin của các hợp đồng chỉ trong vài giây, chỉ trong vòng 1 cú nhấp chuột.
• Quản lý tất cả các thông tin liên quan đến hợp đồng, đặc biệt là PO / PR. Điều này giúp các trường dễ dàng quản lý tài liệu và hoàn thành các nghĩa vụ của mình kịp thời.

Báo cáo 

• Hệ thống Quản lý Mua hàng Helen hỗ trợ các nhà quản lý trường học:
• Tạo báo cáo linh hoạt theo tháng, loại chi phí (CAPEX, OPEX), năm học, cấp lớp, khung thời gian, khoa, v.v.
• Tùy chỉnh báo cáo

Nhờ đó, các nhà quản lý trường học có thể có một cái nhìn tổng thể về ngân sách, chi phí và số dư. Họ sẽ có thể cập nhật về mức chi tiêu của các trường và có hành động kịp thời.

Ví dụ, nếu có bội chi trong Học kỳ 1, quản trị viên có thể kiểm tra xem nó thuộc bộ phận nào. Sau đó, họ có thể xem lại kế hoạch mua hàng của mình và phân bổ lại ngân sách cho phù hợp. Tựu chung lại, nhà trường có thể kiểm soát ngân sách và mọi hoạt động mua hàng.

Nếu bạn quan tâm, hãy để lại yêu cầu demo cho chúng tôi tại: https://helen.edu.vn/contact-us/

Hoặc bạn có thể tìm hiểu thêm về Helen tại đây.