4 lợi ích chính của Hệ thống ghi danh online đối với trường học

Đăng ký lớp học, môn học là 1 phần quan trọng ở mọi cơ sở giáo dục. Phụ huynh và học sinh ghi danh vào lớp học và các hoạt động khác. Nhân viên của trường phải quản lý hàng ngàn hồ sơ và đó là một khối lượng công việc rất lớn. Các phương pháp truyền thống không hiệu quả và trường của bạn cần một hệ thống ghi danh online!

Hệ thống ghi danh online khác gì với phương thức truyền thống?

Theo cách truyền thống, nhân viên nhà trường phải gửi form đăng ký qua email hoặc đợi phụ huynh đến trường và điền vào. Quá trình này là thủ công và tốn thời gian. Nhà trường cũng phải quản lý các form đăng ký một cách riêng lẻ. Họ sẽ khó có được cái nhìn tổng quan và đầy đủ về vấn đề ghi danh. Do đó, việc quyết định sáng suốt để tăng tỷ lệ tái đăng ký cũng rất khó.

Ngược lại, hệ thống đăng ký trực tuyến, chẳng hạn như qua cổng web hoặc ứng dụng di động, giúp quá trình này dễ dàng hơn. Form đăng ký có thể dễ dàng được tạo và truy cập online. Học sinh và phụ huynh chỉ cần mở web hoặc ứng dụng và để điền thông tin. Dữ liệu sau đó sẽ được tích hợp vào hệ thống quản lý của trường.

Các lợi ích chính của hệ thống ghi danh online

Tiết kiệm thời gian và chi phí 

Website và ứng dụng di động giúp tự động hóa quy trình ghi danh. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho mọi người:

• Các bậc cha mẹ từng phải cố gắng đến trường vào giờ hành chính để ghi danh. Mặc dù rất bận rộn với công việc của mình, họ cũng cần dành nhiều thời gian và công sức cho công việc này. Tuy nhiên, với giải pháp ghi danh online, phụ huynh không cần phải đến trường. Do đó họ có thể tiết kiệm nhiều thời gian và chi phí đi lại.
• Nhà trường có thể tiết kiệm nguồn nhân lực. Nhân viên không cần phải gửi hàng nghìn email hoặc in hàng nghìn form đăng ký. Bên cạnh đó, thông tin tuyển sinh được tích hợp tự động vào hệ thống quản lý của trường. Nhờ thế mà không cần phải nhập lại dữ liệu bằng tay, tiết kiệm thời gian và công sức cho nhân viên nhà trường. 

Đảm bảo thông tin chính xác

Tính chính xác là rất quan trọng đối với việc quản lý thông tin đăng ký lớp học. Bất kỳ dữ liệu nào bị thiếu hoặc việc đăng ký trùng lặp sẽ gây ra rắc rối cho nhà trường và học sinh.

Tuy nhiên, việc có thông tin trùng lặp hoặc thông tin trống thường xảy ra đối với form đăng ký truyền thống. 

Với nền tảng ghi danh tự động, nhà trường có thể cho phép phụ huynh đăng ký một lần duy nhất. Nếu có bất kỳ thay đổi nào, họ có thể gửi yêu cầu cập nhật. Nhờ đó, việc đăng ký trùng lặp, dẫn đến dữ liệu sai, được hạn chế. Thông tin ghi danh đảm bảo được cập nhất chính xác.

Tự động hoá ghi danh cũng loại bỏ việc nhập dữ liệu thủ công. Từ đó, lỗi dữ liệu được giảm thiểu. Độ chính xác của thông tin được cải thiện. 

Hệ thống ghi danh online giúp theo dõi theo thời gian thực

Việc theo dõi thường xuyên rất quan trọng để quản lý lượng lớn dữ liệu, thông tin. Điều này cũng giúp xác định và giải quyết các vấn đề phát sinh kịp thời.

Tuy nhiên, với phương thức tuyển sinh truyền thống, việc theo dõi đòi hỏi nhiều thời gian và công sức. Họ phải kiểm tra thủ công và không thể cập nhật theo thời gian thực.

Hệ thống hiện đại cho phép nhân viên truy cập và theo dõi tiến độ của tất cả form đăng ký tại 1 thời điểm. Họ chỉ cần truy cập website/ ứng dụng, thay vì phải kiểm tra bằng tay. Hồ sơ đăng ký được theo dõi theo thời gian thực. Và ban giám hiệu nhà trường có thể hành động kịp thời để đảm bảo quá trình diễn ra suôn sẻ.

Ví dụ, khi thời hạn ghi danh sắp đến, nhân viên có thể kiểm tra tình trạng ghi danh theo thời gian thực của từng học sinh trên hệ thống. Sau đó, nhà trường có thể liên lạc với phụ huynh để nhắc họ ghi danh kịp thời.

Góp phần tăng tỷ lệ tái đăng ký

Cuối cùng, hầu hết các trường đều đặt mục tiêu tăng tỷ lệ đăng ký và tái đăng ký. Hệ thống dữ liệu online có thể giúp tạo báo cáo và cung cấp thông tin chi tiết. Từ đó, các trường có thể đưa ra các quyết định sáng suốt để nâng cao việc đăng ký học lại của họ.

Ví dụ, tính năng ghi danh trực tuyến của Helen – Interactive School Solution thu thập tất cả dữ liệu cần thiết và tạo báo cáo theo thời gian thực. Nhà trường có thể tận dụng những thông tin đó để tìm hiểu insight khách hàng về các lớp học. Từ đó, họ có thể tìm cách cải thiện chương trình học, hoạt động ngoại khóa hoặc dịch vụ của mình. Nhờ vậy mà tỷ lệ đăng ký và tái đăng ký đều được nâng lên.

Kết luận

Hệ thống ghi danh online mang lại lợi ích cho cả phụ huynh, học sinh và nhà quản lý. Nó giúp đơn giản hóa quy trình, tiết kiệm thời gian và chi phí, cho phép theo dõi chính xác theo thời gian thực. Hệ thống cũng góp phần gia tăng cho tỷ lệ đăng ký và tái đăng ký cho trường. 

Nếu bạn quan tâm đến giải pháp này, hãy liên hệ với chúng tôi. Chúng tôi cung cấp một giải pháp kỹ thuật số toàn diện cho trường học của bạn. Việc ghi danh trực tuyến, điểm danh, quản lý xe bus, và liên lạc với phụ huynh, đều có thể được kiểm soát trong tầm tay!

Liên hệ với chúng tôi tại: https://helen.edu.vn/contact-us/

Hoặc tìm hiểu thêm về Helen: https://helen.edu.vn/about/