Giải pháp Helen trong quản lý ghi danh tại trường học

Quản lý ghi danh hoặc tuyển sinh đóng một vai trò quan trọng trong hầu hết các hoạt động của trường, đặc biệt là trường quốc tế. Thông thường, nhà trường phải tốn rất nhiều công sức để quản lý hoạt động này. Hiểu được những thách thức đó, đội ngũ Helen đã phát triển giải pháp tối ưu hoá quy trình tuyển sinh.

Quy trình truyền thống của quản lý ghi danh tại trường học

Các trường khác nhau có phương pháp, quy trình khác nhau để quản lý việc tuyển sinh của họ. Nhưng nhìn chung, có 3 giai đoạn:

• Thứ nhất, phụ huynh cần đến trường, hỏi và đóng phí làm hồ sơ. Sau đó, họ cần điền vào các mẫu đơn và thu thập các tài liệu cần thiết. Khách hàng phải quay lại trường để nộp hồ sơ.
• Giai đoạn tiếp theo là phỏng vấn. Đây là lúc nhân viên nhà trường đặt một cuộc họp dựa trên các khung thời gian có sẵn của cả phụ huynh và ban giám hiệu nhà trường. Trên thực tế, có thể có rất nhiều vấn đề phát sinh , dẫn đến sự chậm trễ.
• Cuối cùng, các trường sẽ gửi thông tin chi phí cho khách hàng của mình.

Các bước này đòi hỏi thời gian, chi phí và công sức của cả gia đình và nhà trường. Tuy nhiên, với sự giúp đỡ của giải pháp từ Helen, mọi thứ sẽ trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn rất nhiều.

Giải pháp Helen cải thiện quy trình ghi danh vào trường như thế nào

Đối với phụ huynh học sinh 

Những ưu điểm mà Helen Solution mang lại cho khách hàng mới của các trường học

Đăng ký trực tuyến giúp giảm chi phí và thời gian đi lại

Những khách hàng mới của một trường học thường không rõ nên chuẩn bị hồ sơ thế nào. Vì vậy, nếu họ làm theo quy trình truyền thống, có thể phải chỉnh sửa rất nhiều. Phụ huynh có thể phải đi đến trường để nộp lại đơn nhiều lần.

Giờ đây, nhờ có hệ thống Helen, họ có thể điền vào các biểu mẫu trực tuyến. Các bậc cha mẹ hiện đại có xu hướng đi công tác thường xuyên. Vì thế nên việc đăng ký và theo dõi quá trình đăng ký học trực tuyến sẽ rất thuận tiện. Trong trường hợp có dịch bệnh như Covid-19, bạn cũng sẽ không cần phải lo lắng.

Bên cạnh đó, giải pháp Helen còn cho phép phụ huynh thanh toán phí đăng ký trực tiếp, online. Nhờ đó trải nghiệm của họ trở nên mượt mà và dễ dàng hơn.

Điền vào biểu mẫu điện tử giúp phụ huynh chuẩn bị bộ hồ sơ tốt nhất

Helen giúp tích hợp đơn ghi danh vào trang web của trường. Vì vậy phụ huynh chỉ cần truy cập vào một cổng để tải lên tất cả thông tin. Họ có thể gửi thông tin về Học sinh, Gia đình, v.v. và đính kèm tài liệu liên quan online.

Bên cạnh đó, tính năng “save for later” cũng được áp dụng. Nhờ thế, phụ huynh có thể có nhiều thời gian hơn để chuẩn bị bộ hồ sơ tốt nhất. Nhà trường cũng có thể tránh tình trạng thông tin không chính xác hoặc bị thiếu.

Bên cạnh đó, khách hàng cũng có thể dễ dàng chọn Thời gian đóng học phí, Xe đưa đón,… . Thông qua đó, họ có thể nhận được báo giá chính xác theo nhu cầu cá nhân nhanh chóng. 

Những ưu điểm mà Helen Solution mang lại cho khách hàng cũ

Đối với khách hàng cũ, hệ thống của Helen có thể giúp tiết kiệm thời gian cho họ. 

Ví dụ nếu một phụ huynh đã gửi 1 bé tại trường và bây giờ muốn ghi danh cho bé thứ hai, họ chỉ cần nhập email. Vì hệ thống ghi danh đồng bộ với hệ thống SIS, một số thông tin như tên của phụ huynh, số điện thoại, v.v. sẽ được điền tự động .

Đối với quản lý trường học

Hệ thống ghi danh của Helen giúp sắp xếp hợp lý hồ sơ đăng ký

Hệ thống ghi danh của Helen có thể tự động đồng bộ hóa với SIS của các trường. Do đó, tất cả dữ liệu có thể được trao đổi giữa 2 hệ thống và sẽ không bị bỏ sót. Đó là lý do tại sao khi một khách hàng cũ đăng ký cho bé thứ hai vào trường, họ sẽ thấy rằng có một số thông tin tự động được điền.

Một ưu điểm nữa là ban quản lý trường có thể xem và chỉnh sửa đơn đăng ký trực tuyến. Trước đây, họ cần lưu giữ hồ sơ giấy và chỉ có thể xem vài đơn đăng ký mỗi ngày. Ngày nay ban quản lý có thể kiểm tra nhiều hồ sơ hơn. Điều này giúp các trường tiết kiệm thời gian.

Bên cạnh đó, nhà trường cũng có thể tiết kiệm nhiều chi phí liên quan đến thủ tục giấy tờ khi chuyển quy trình ghi danh sang online. Và nếu cần thiết, ban quản lý cũng có thể xuất biểu mẫu sang tệp pdf để lưu trữ. 

Giải pháp của Helen giúp xếp lịch phỏng vấn dễ dàng hơn 

Ngoài ghi danh trực tuyến, hệ thống Helen cũng có thể giúp sắp xếp các cuộc hẹn phỏng vấn giữa nhà trường và gia đình.

Thông tin lịch rảnh của cả phụ huynh và ban giám hiệu có thể được kiểm tra và cập nhật theo thời gian thực. Thông qua đó, họ sẽ dễ dàng chọn khung thời gian hợp lí với cả 2 bên. Ngoài ra, đối với nhà trường, họ sẽ dễ dàng quản lý một số lượng lớn các cuộc phỏng vấn và giảm rủi ro trùng lịch. 

Giải pháp của Helen cho phép tự động hoá việc báo giá

Thông thường, việc báo giá tiềm ẩn rủi ro về tính chính xác. Lí do là bởi vì nhân viên kế toán của trường phải xem xét thủ công các đơn đăng ký từ khách hàng. Sau đó họ mới thêm các khoản phí thích hợp vào báo giá dựa trên yêu cầu của mỗi khách hàng.

Giờ đây với giải pháp của Helen, các nhân viên nhà trường có thể tiết kiệm thời gian và công sức của mình. Helen có thể giúp tự động thành lập báo giá chính xác dựa trên thông tin ghi danh. Thông qua đó, trường học có thể chiếm được cảm tình của khách hàng nhờ một quy trình chuyên nghiệp và tinh gọn.

Helen tự hào được tin tưởng bởi các đối tác là những trường quốc tế lớn như AIS, VAS, SSIS, BIS Hanoi. Nếu bạn quan tâm, hãy để lại yêu cầu demo cho chúng tôi tại: https://helen.edu.vn/contact-us/. 

Hoặc tìm hiểu thêm về Helen tại đây.