Giao tiếp trong trường học: Tại sao nhà trường nên chuyển đổi số?

Cũng giống như ở hầu hết các lĩnh vực khác, giao tiếp hiệu quả là cốt lõi của công tác quản lý trường học. Tuy nhiên, các kênh giao tiếp trong trường học truyền thống đã không còn phù hợp với bối cảnh hiện tại. Nhà trường cần chuyển đổi số để đảm bảo lợi ích của phụ huynh, giáo viên và nhà trường.

Giao tiếp trong trường học là gì và thông qua những kênh nào?

Đối với  quản lý trường học, giao tiếp bao gồm tất cả các hoạt động giúp chia sẻ thông tin từ trường học đến gia đình, trường học đến nhân viên và ngược lại. Thường xuyên giữ liên lạc là điều cốt yếu để ban giám hiệu xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt đẹp, vững chắc giữa gia đình – nhà trường – giáo viên.

Các kênh truyền thông của nhà trường là phương tiện giúp truyền tải và thu nhận thông tin. Những phương pháp truyền thống có thể kể đến là gặp mặt trực tiếp, họp phụ huynh, gọi điện thoại. Trong khi đó, các kênh hiện đại có lợi thế của công nghệ. Ví dụ bao gồm website, ứng dụng di động (mobile app), email hoặc các trang mạng xã hội.

Trong bối cảnh hiện đại, đặc biệt là hậu Covid-19, rất nhiều trường học buộc phải áp dụng giải pháp kỹ thuật số vào công tác quản lý – truyền thông của họ.

Tại sao chuyển đổi số lại cần thiết đối với giao tiếp trong trường học?

Chuyển đổi số giúp giao tiếp hiệu quả và linh hoạt hơn

Gặp mặt trực tiếp vẫn là cách giao tiếp tốt nhờ kết hợp lời nói và ngôn ngữ hình thể. Tuy nhiên, cách này tiêu tốn khá nhiều thời gian và công sức. Có nhiều trường hợp phụ huynh không thể đến trường do đang đi công tác xa. Trong đại dịch Covid-19, các trường học phải đóng cửa. Việc họp phụ huynh trực tiếp cũng không thực hiện được. Cách thức phổ biến khác là gọi điện thoại. Phương thức này giúp hạn chế khoảng cách địa lý như vậy. Tuy nhiên, việc gọi hàng trăm cuộc điện thoại sẽ rất tốn kém cho nhà trường.

Chuyển đổi số đối với giao tiếp trong trường học có thể giải quyết tất cả những vấn đề trên. Việc liên lạc vẫn thông suốt bất kể bạn đang ở đâu. Chi phí cho các cuộc trò chuyện trực tuyến có thể được coi là bằng 0. Vì cha mẹ và giáo viên không phải đến trường, họ cũng có thể tiết kiệm thời gian. Nhìn chung, các giải pháp số hiệu quả hơn và linh hoạt hơn so với các giải pháp truyền thống.

Ví dụ

Minh họa tốt nhất cho điều này là ứng dụng của Helen. Ứng được thiết kế riêng cho giáo viên, phụ huynh và quản lý của trường. Giao tiếp thông qua app hoặc web mang lại nhiều lợi ích:

Đối với giáo viên: Họ có thể lên lịch họp với phụ huynh ngay trong ứng dụng. Các thầy cô cũng có thể trò chuyện 1:1 với phụ huynh. Tin nhắn được gửi tức thì và trực tiếp. Vì vậy, thầy cô có thể cập nhật thông tin cho ba mẹ ngay bất cứ khi nào cần.

Đối với phụ huynh: Phụ huynh có thể đăng ký các cuộc họp với giáo viên hoặc quản lý nhà trường. Thông qua ứng dụng di động Helen, ba mẹ có thể được thông báo thường xuyên và kịp thời. Họ sẽ không bỏ lỡ bất kỳ sự kiện hoặc cập nhật quan trọng nào từ trường.

Đối với trường học: Nhân viên nhà trường giờ đây có thể tạo và gửi thông báo nhanh chóng thông qua ứng dụng. Thông tin được đảm bảo chính xác và mang tính cá nhân nhờ tính năng review và tuỳ chỉnh. Nhìn chung, trường học có thể giao tiếp hiệu quả và linh hoạt hơn với thầy cô hoặc cha mẹ học sinh.

Đảm bảo tính minh bạch

Tính minh bạch ngày càng trở nên quan trọng hơn trong truyền thông – giao tiếp. Vì thế, nhà trường cũng cần lưu ý vấn đề này trong quá trình quản lý của mình.

Đối với các giao thức truyền thông truyền thống, mức độ minh bạch khá thấp. Thông tin từ các cuộc họp trực tiếp giữa phụ huynh và giáo viên thường không được ghi lại đầy đủ. Trường học thông báo cho phụ huynh về kết quả điểm danh, học của các em nhưng lại thiếu dữ liệu bằng chứng. Gia đình cũng không nắm được về tình hình đi học của con em trên xe bus của trường. Vì vậy các bậc phụ huynh vẫn hay lo lắng.

Ứng dụng công nghệ giúp cập nhật thông tin minh bạch, hoặc thậm chí theo thời gian thực. Ba mẹ có thể nắm được thành tích học tập và ngoại khóa của học sinh. Họ cũng được thông báo việc điểm danh và an toàn của các em trên xe buýt trường học. Tất cả điều này được cập nhật tức thời và dễ dàng thông qua 1 cổng thông tin duy nhất – ứng dụng di động (app)

Tại Helen, chúng tôi cung cấp giải pháp chuyển đổi số toàn diện cho việc quản lý trường học. Tất cả dữ liệu thời gian thực bao gồm điểm danh, sĩ số lớp học hay trạng thái xe bus đều được tích hợp trên hệ thống. Nhân viên, quản lý và khách hàng đều có thể xem được trên smartphone của mình. Quy trình này hoàn toàn là tự động. Nhờ đó, các trường học sẽ tiết kiệm được thời gian và nguồn lực cho việc giao tiếp.

Khách hàng và nhân viên hài lòng hơn

Giao tiếp hiệu quả sẽ giúp gia tăng sự hài lòng của cả khách hàng và nhân viên nhà trường.

Nhờ phương pháp hiện đại, các bậc phụ huynh hài lòng hơn khi được cập nhật thông tin về tình hình con em mình ở trường cũng như các thông báo quan trọng khác kịp thời, nhanh chóng. Sự gắn kết giữa nhà trường – gia đình cũng cao hơn. Đó là nhờ giờ đây họ có thể dễ dàng tương tác thường xuyên với giáo viên và quản lý của trường.

Giáo viên cũng hài lòng hơn khi các thủ tục giấy tờ hoặc các công việc hành chính khác như chấm công được giảm thiểu. Họ có thể tập trung hơn vào chuyên môn của mình. Từ đó dẫn đến kết quả công việc nhìn chung được cải thiện.

Tóm lại, việc số hóa công tác quản lý, đặc biệt đối với các kênh giao tiếp trong trường học là vô cùng quan trọng. Đừng ngần ngại để lại tin nhắn cho chúng tôi nếu bạn đang tìm kiếm một nhà cung cấp đáng tin cậy và có kinh nghiệm, hoặc tìm hiểu thêm về Helen tại: https://helen.edu.vn/about/