Lợi ích của số hoá quản lý mua hàng đối với trường học

Cơ sở vật chất, thiết bị dạy học có vai trò quan trọng trong giáo dục. Các trường cũng cần mua nhiều tài liệu bao gồm sách, đồ dùng dạy học và các văn phòng phẩm khác. Quản lý công tác thu mua không phải là một nhiệm vụ dễ dàng. số hoá quản lý mua hàng sẽ là giải pháp tối ưu cho trường học.

Những thách thức trong quản lý mua hàng trường học

Cũng giống như các ngành khác, Quản lý mua hàng ở trường học đòi hỏi sự cẩn thận, chính xác và hiệu quả. Nhân viên phải làm việc với nhiều nhà cung cấp khác nhau cùng lúc. Họ phải xử lý một loạt các đơn đặt hàng, cũng như các khoản ghi nợ và hóa đơn. Điều này tốn nhiều thời gian và công sức. Có 1 số vấn đề nếu nhà trường không số hoá quản lý mua hàng, bao gồm: 

Quy trình không hiệu quả:

Thông thường, quy trình mua hàng là: đệ trình yêu cầu mua hàng để được phê duyệt, làm việc với nhà cung cấp, lập hợp đồng và thanh toán. Điều này nghe có vẻ đơn giản. Tuy nhiên, hãy tưởng tượng việc giải quyết 10 đơn đặt hàng cùng lúc sẽ lặp đi lặp lại và tốn thời gian như thế nào. Nhân viên phải làm việc với các đối tác, sau đó quay lại trình quản lý để phê duyệt. Quy trình cứ lặp đi lặp lại như vậy, dễ xảy ra tắc nghẽn và chậm trễ.

Quá nhiều thủ tục giấy tờ:

Mua sắm đi kèm với các hoạt động tài chính khác. Vì thế, có rất nhiều thủ tục giấy tờ trong quy trình. Nhân viên phải xử lý các yêu cầu, hóa đơn, hợp đồng, v.v. bất cứ khi nào họ tiến hành mua một thứ gì đó. Điều này có thể dẫn đến sự thiếu chính xác và tăng chi phí cho các trường học.

Thiếu nguồn nhân lực có chuyên môn về mua hàng:

Trong hầu hết các trường học, đặc biệt là các trường công lập, hầu hết nhiệm vụ mua hàng được thực hiện bởi nhân viên admin. Những nhân viên này cũng kiêm luôn vai trò khác như tổ chức sự kiện. Họ thường có kỹ năng chung hơn là chuyên môn xuất sắc trong lĩnh vực mua hàng. Tuy nhiên, các trường có thể cảm thấy ngần ngại khi thuê một chuyên gia trong lĩnh vực này, vì họ sợ chi phí tăng cao.

Số hóa Quản lý Mua hàng giúp tối ưu hoá quy trình như thế nào?

Số hoá trong quản lý mua hàng trường học là gì?

Thuật ngữ số hoá đề cập đến việc áp dụng công nghệ vào quy trình. Phần mềm hoặc hệ thống sẽ xử lý các công việc khác nhau trong quá trình mua. Nhờ đó, trường học bớt gánh nặng và tiết kiệm nhiều thời gian.

Lợi ích của Số hoá Quản lý Mua hàng Trường học

Giảm thiểu thủ tục giấy tờ và tăng hiệu quả

• Số hoá khiến thủ tục giấy tờ ít đi rất nhiều. Các tài liệu liên quan được lưu trữ trên hệ thống và các kênh online. 
• Với công nghệ này, Ban Giám hiệu trường học chỉ cần đăng nhập vào cổng thông tin dành cho nhà quản lý. Trên đó, họ có thể xem trạng thái của quá trình mua hàng và tiến hành phê duyệt khi cần thiết. Điều này giúp giảm thiểu sự chậm trễ, tăng hiệu quả mua hàng.

Đảm bảo tính minh bạch

• Nhờ số hóa, quy trình mua hàng minh bạch hơn. Hệ thống lưu trữ tất cả dữ liệu và người có thẩm quyền có thể kiểm tra bất kỳ lúc nào. Thông tin được đảm bảo hoàn toàn chính xác, mà không ai có thể can thiệp hoặc thay đổi.
• Việc theo dõi thanh toán cũng dễ dàng hơn nhiều. Không một khoản thanh toán nào được thực hiện ngoài tầm kiểm soát của ban quản lý.
• Các thông báo và lời nhắc cũng có sẵn trên Cổng thông tin quản lý. Ban Giám hiệu trường học có thể cập nhật thông tin về việc mua sắm của trường ở bất cứ đâu. 
• Số hóa trong quản lý mua hàng giúp loại bỏ tình trạng tham ô ngân sách tại các trường học.

Giảm chi phí và nguồn nhân lực

• Hệ thống tự động hoá một số giai đoạn của quy trình như gửi yêu cầu mua hàng hoặc phê duyệt. Có ít công việc thủ công hoặc cần sự tham gia của con người hơn. Nhờ thế, nhà trường có thể tiết kiệm nguồn nhân lực.
• Quy trình cũng giảm thiểu việc in ấn hoặc scan, giúp các cơ sở giáo dục tiết kiệm chi phí.

Góp phần quản lý tài chính tốt hơn

• Hoạt động mua hàng và hoạt động tài chính có mối liên hệ chặt chẽ với nhau. Kiểm soát việc mua sắm hiệu quả sẽ đóng góp vào thành công của công tác quản lý tài chính.
• Với thông tin chính xác về các chi tiêu mua sắm, các nhà quản lý có thể hiểu rõ hơn về tình hình tài chính của trường.
• Số hoá trong Quản lý mua hàng cũng cho phép thiết lập báo cáo chi phí chính xác. Thông qua đó, nhà trường có thể cải thiện kế hoạch ngân sách của họ trong dài hạn.

Phần kết luận

Số hóa quản lý mua sắm trong lĩnh vực giáo dục có nhiều lợi ích. Nó mang lại hiệu quả cao hơn, đòi hỏi chi phí và nguồn lực thấp hơn. Hiểu được nhu cầu cao về vấn đề số hoá quy trình, đội ngũ Helen đã phát triển và tích hợp mô-đun này trong gói giải pháp Số hoá trường học của chúng tôi. Với hệ thống của Helen, nhà trường có thể thiết lập ngân sách hiệu quả. Các yêu cầu hoặc phê duyệt mua hàng đều có thể được thực hiện online, nhanh chóng. 

Đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi nếu bạn đang tìm kiếm 1 giải pháp cho Quản lý mua hàng tại trường của mình: https://helen.edu.vn/contact-us/
Hoặc tìm hiểu thêm về Helen tại đây.