Quản lý Tài chính Trường học: 3 Vấn đề trọng yếu & Giải pháp

Tài chính là vấn đề quan trọng đối với mọi trường học. Dù thế, Quản lý Tài chính Trường học không phải là nhiệm vụ dễ dàng. Có rất nhiều thông tin và dữ liệu cần được xử lý cẩn thận, chính xác. Bài viết dưới đây sẽ chỉ ra 3 thách thức lớn nhất liên quan đến vấn đề này và gợi ý 1 giải pháp hữu hiệu cho nhà trường.

Quản lý Tài chính Trường học là gì?

Quản lý tài chính trong trường bao gồm lập kế hoạch, điều tiết và thực hiện chiến lược ngân sách, cũng như kế toán, báo cáo và quản lý tài sản. Các nhà quản lý cũng phải làm việc với nhà cung cấp về hợp đồng và thanh toán. Các nhiệm vụ phức tạp này đòi hỏi được thực hiện mỗi ngày, hàng tháng và hàng năm.

Các vấn đề trong quản lý tài chính nhà trường thường gặp phải

Kiểm soát ngân sách không hiệu quả

Kiểm soát ngân sách là một thuật ngữ tài chính mô tả cách thức quản lý doanh thu và chi phí. Trên thực tế, việc này bao gồm so sánh doanh thu hoặc chi tiêu thực tế với thu nhập hoặc chi tiêu dự kiến. Trong trường học, kiểm soát ngân sách có ý nghĩa quan trọng đối với việc phát triển chiến lược, hoạt động và các cột mốc quan trọng. Những thứ khác như KPI, chính sách và quy trình cũng chịu ảnh hưởng. 

Tuy nhiên, việc kiểm soát ngân sách kém hiệu quả vẫn là vấn đề chung của nhiều cơ sở giáo dục:

• Thiếu dự báo chuyên nghiệp. Hầu hết các trường lập kế hoạch ngân sách dựa trên chi tiêu trong quá khứ. Tuy nhiên, trong hầu hết các trường hợp, dữ liệu lịch sử thường không được thu thập và xử lý đầy đủ. Kết quả là nhà quản lý rất khó để đưa ra các dự báo chuẩn xác.
• Không thường xuyên đánh giá chi tiêu. Thông thường, việc xem xét hóa đơn, chứng từ mất nhiều thời gian. Vì thế các trường chỉ đánh giá các chi tiêu của mình theo tháng hoặc quý. Nhà quản lý sẽ khó có thể phát hiện kịp thời, ngay lập tức nếu có gì bất thường.
• Quy trình sửa đổi ngân sách quá phức tạp. Điều này liên quan đến rất nhiều thủ tục giấy tờ, nên việc điều chỉnh bị kéo dài. 
• Có rất nhiều yếu tố con người khi kiểm soát ngân sách. Con người thì có thể mắc sai lầm. Tham nhũng cũng có khả năng xảy ra, ảnh hưởng tiêu cực đến ngân sách.

Quy trình và quản lý thanh toán phức tạp

Ở hầu hết các trường học truyền thống, chủ yếu có 2 cách để phụ huynh đóng học phí. Họ có thể đến trường và thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt. Hoặc họ có thể thực hiện chuyển khoản ngân hàng và giữ lại biên lai.

Tuy nhiên, cả hai phương pháp đều có nhược điểm. Việc di chuyển đến trường và xếp hàng chờ đợi rất mất thời gian và tốn kém. Bên cạnh đó, chuyển khoản cũng tiềm ẩn một số rủi ro tài chính nếu ngân hàng gặp sự cố. 

Đối với nhà trường, các phương pháp nhận học phí truyền thống đó cũng không hiệu quả. Cần phải có nhân lực để tiến hành và kiểm tra các khoản thanh toán. Quy trình rất phức tạp và nhà quản lý của trường khó có thể kiểm soát 100%.

Thiếu minh bạch trong quản lý tài chính trường học

Cũng giống ở các lĩnh vực khác, sự minh bạch rất quan trọng trong giáo dục. Trong xã hội hiện đại, các bậc cha mẹ cũng mong muốn nhà trường chi tiêu tiền của họ một cách minh bạch.

Tuy nhiên, các hoạt động tài chính hiện tại vẫn chưa rõ ràng và công khai. Việc kiểm soát 100% mọi chi tiêu là rất khó. Nguyên nhân là vì có rất nhiều thủ tục giấy tờ và mất thời gian để kiểm tra. Việc con người tham gia vào quá trình này cũng có nguy cơ dẫn đến hành vi tham nhũng.

Một ví dụ phổ biến của điều này là ghi sổ kế toán. Hầu hết các tài liệu được lưu trữ tại văn phòng. Ngoài nguy cơ thất lạc, điều này còn dẫn đến tính minh bạch thấp. Các tài liệu này chỉ được xem bởi một số nhân viên. Nếu nhà quản lý muốn kiểm tra giấy tờ thì phải đến tận nơi và kiểm tra từng cái một. Họ không thể theo dõi kế toán hàng ngày.

Số hóa trường học: Một giải pháp thích hợp để Quản lý Tài chính

Số hóa trường học là gì?

Thuật ngữ Số hóa trong quản lý trường học đề cập đến việc áp dụng công nghệ và thiết bị kỹ thuật số vào hoạt động của trường học. Nó giúp tối giản quy trình, giảm thiểu thủ tục giấy tờ và tăng cường hiệu quả quản lý.

Giải pháp này bao gồm cả ứng dụng web và ứng dụng di động trong quá trình này. Ví dụ, ở Helen, chúng tôi cung cấp cổng thông tin điện tử cho ban quản lý trường học. Ngoài ra còn có các ứng dụng di động riêng biệt được xây dựng cho phụ huynh, giáo viên, nhân viên xe bus, quản trị viên.

Lợi ích của Số hóa Trường học đối với các hoạt động tài chính

Số hóa là một công cụ mạnh mẽ hỗ trợ các trường học trong việc quản lý tài chính. Đây là giải pháp đối với hầu hết vấn đề hiện tại của các cơ sở giáo dục.

Kiểm soát ngân sách hiệu quả

Với công nghệ tiên tiến, dữ liệu có thể được tải lên hệ thống đám mây, giám sát và xử lý một cách hiệu quả. Tất cả các khoản chi tiêu như mua văn phòng phẩm sẽ được hiển thị minh bạch. Nhà quản lý chỉ cần mở ứng dụng di động để kiểm tra ngân sách thường xuyên. Thông tin được cập nhật theo thời gian thực, do đó họ có thể xem xét và điều chỉnh ngân sách kịp thời. Nhìn chung, việc kiểm soát ngân sách hiệu quả hơn rất nhiều.

Quản lý thanh toán dễ dàng

Số hóa có nghĩa là sẽ có ít sự tham gia của con người hơn. Thay vào đó, hầu hết các hoạt động có thể được thực hiện một cách nhanh chóng và tự động. Phụ huynh có thể thanh toán trực tiếp cho các trường học thông qua ứng dụng di động của họ. Dữ liệu sẽ được cập nhật ngay lập tức và sau đó được tích hợp vào hệ thống của trường. Điều này giúp tiết kiệm thời gian cho cả nhà trường và khách hàng. Thủ tục thanh toán và quản lý học phí dễ dàng hơn bao giờ hết.

Tăng cường sự minh bạch

Tại Helen, chúng tôi cũng cung cấp tính năng tự động ghi nợ và thanh toán. Điều này đảm bảo tính chính xác trong chi tiêu và cho phép ghi chép kế toán dễ dàng. Nguy cơ tham nhũng được giảm thiểu. Sự minh bạch về tài chính được cải thiện khá nhiều.

Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp cho việc quản lý trường học, đặc biệt là Quản lý Tài chính Trường học, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi tại đây: https://helen.edu.vn/contact-us/
Hoặc bạn cũng có thể tìm hiểu thêm về Helen tại: https://helen.edu.vn/about/